长治医学院基本建设项目文档管理办法

 

    为加强对档案的管理和收集整理的工作，有效地保护和利用档案，根据《重大建设项目档案验收办法》、《山西省档案管理条例》、《国家重点建设项目档案管理登记办法》、《科技档案案卷构成一般要求》、《国家重大建设项目文件归档要求与整理规范》和《建设工程文件归档整理规范》，结合我院基本建设项目特点，特制定本办法：

    一、基本建设项目相关文件、档案资料实行统一收发登记和集中保管制度。

    二、整个建设过程中，专项的上级批复（包括函件）、文件（包括上级行文和校内行文）、证件、规章制度、会议纪要、合同文本等各种档案资料，按学院机要档案管理规定办理。

    三、为了方便使用，在整个建设过程中形成的技术资料，由基建处专人阶段性管理和妥善保存。按照工程建设进度，每个单体建筑竣工验收后，必须及时将涉及本建筑的档案资料编制档案移交清册，汇总移交回学院档案馆。基本建设项目整体竣工后，要将整个建设过程中形成的档案资料全部移交学院档案馆。

  四、第三条中所称的技术资料包括但不限于下列各项：

    （一）前期文件

    1．动拆迁文件。

    2．立项依据性文件。

    3．项目建议书(含报请审批的报告与文本)、附件及批复。

    4．可行性研究报告(含报请审批的报告与文本)、附件、环境影响评估报告及批复。

    5．设计任务书及批复。

    6．建设用地规划许可证及核准的地形图。

    7．建设工程规划许可证及核准的建设工程位置地形图及总平面图。

    8．规划、环保、卫生、消防、人防、绿化等审批文件。

    9．工程水文、地质勘探报告。

   10．方案设计及投资估算。

   11．初步设计及工程概算。

   12．施工图设计及工程预算。

   13．工程结构，设计计算书及说明书。

  （二）综合性文件

    1．施工招标、投标文件。

    2．施工合同。

    3．施工预算。

    4．施工组织设计。

    5．开、竣工报告。

    6．工程质量事故报告及处理记录。

 （三）施工过程文件

    1．分步分项工程验收。

    2．隐藏工程验收记录。

    3．分步分项工程质量评定表。

    4．建筑材料质量证明单、试验报告。

 （四）监理文件

    1．监理合同及招投标文件。

    2．各施工阶段的质量评估报告。

    3．单位工程质量评估报告。

 （五）竣工验收文件

    1．建设工程竣工验收备案表。

    2．监理单位工程质量评估报告。

    3．施工勘探，设计单位验收报告。

    五、资料的收集与整理

     1．对各单位和部门送来的文件、图纸应该分类登记在册，做好整理、立卷、归档工作。

     2．对需保存的档案，应进行科学的整理和保管。

     3．对需移交的档案，应定期向有关档案馆移交。

     4．将有关资料收集与整理后，在工程竣工验收决算审计后二个月内将资料移送档案馆归档。

    六、资料外借

     1．凡外借或发放的文件、图纸一律应有签发手续。

     2．对损毁，丢失档案资料的要追究当事人的责任，根据情节批评教育，重者给予行政处分。

     3．有关重要的文档未经领导同意不得擅自外借。